Các chứng từ doanh nghiệp cần lưu trữ sau khi hoàn thành thủ tục hải quan là những hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình khai báo, thông quan, và hoàn tất nghĩa vụ thuế. Theo quy định hiện hành của Luật Hải quan và Luật Kế toán Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu giữ những chứng từ sau:
1. Bộ hồ sơ hải quan
Gồm đầy đủ:
-
Tờ khai hải quan điện tử (đã được hệ thống xác nhận thông quan).
-
Hóa đơn thương mại (Invoice).
-
Phiếu đóng gói (Packing List).
-
Hợp đồng thương mại (Contract).
-
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
-
Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành).
-
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) – nếu có.
-
Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành, kết quả kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm,… (nếu hàng thuộc diện phải kiểm tra).
2. Hồ sơ nộp thuế, phí hải quan
-
Chứng từ nộp thuế điện tử (hoặc bản sao có xác nhận của ngân hàng/kho bạc).
-
Tờ khai thuế xuất nhập khẩu.
-
Biên lai, chứng từ liên quan đến hoàn thuế hoặc miễn giảm thuế (nếu có).
3. Hồ sơ nội bộ kế toán – kho vận
-
Phiếu nhập kho, xuất kho tương ứng với hàng hóa.
-
Biên bản kiểm nhận hàng hóa, biên bản giao nhận, phiếu cân đo, kiểm đếm.
-
Các chứng từ thanh toán quốc tế (L/C, chuyển khoản SWIFT, giấy báo nợ, báo có…).
4. Thời hạn lưu trữ chứng từ
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13:
-
Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán, tài chính.
-
Tối thiểu 5 năm đối với chứng từ hành chính, nghiệp vụ (nếu không liên quan đến nghĩa vụ thuế).
-
Vĩnh viễn đối với hồ sơ liên quan đến tài sản cố định, quyền sở hữu, hoặc các vụ việc đang tranh chấp.
5. Hình thức lưu trữ
Doanh nghiệp có thể lưu:
-
Bản giấy (gốc có chữ ký, con dấu).
-
Bản điện tử (file PDF, XML từ hệ thống hải quan VNACCS/VCIS hoặc phần mềm kế toán nội bộ), nếu đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu theo quy định.
Gợi ý cách lưu trữ
-
🗂 Bản giấy: Sắp xếp theo số tờ khai, dán nhãn từng năm, lưu theo loại hình.
-
💾 Bản điện tử: Scan toàn bộ hồ sơ PDF, đặt tên file theo cấu trúc
YYYY-MM-DD_TOKHAI_SONO_LOAIHINH.pdf. -
☁️ Lưu trữ song song: Nên lưu trên ổ nội bộ + cloud (Google Drive, OneDrive…) để tránh thất lạc.
————————————————————-
📞 Liên hệ ngay để nhận tư vấn và báo giá:
Hotline: 0962.601.482 Email: main.op1@naislogistics.com
Website: https://naislogistics.com/
