“Purchase Order (PO)” và “Sales Contract (Hợp đồng mua bán)” là hai loại chứng từ thương mại có mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình mua bán hàng hóa, nhưng chúng có vai trò pháp lý và thời điểm phát hành khác nhau. Dưới đây là sự so sánh chi tiết giữa hai loại chứng từ này:
1. PURCHASE ORDER (ĐƠN ĐẶT HÀNG)
Khái niệm:
Là văn bản do người mua phát hành, gửi cho người bán để đề nghị mua hàng hóa hoặc dịch vụ với các điều khoản cụ thể.
Nội dung chính thường có:
-
Tên, địa chỉ người mua và người bán
-
Mô tả hàng hóa (tên, mã, quy cách, số lượng, đơn giá)
-
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
-
Thời gian và địa điểm giao hàng
-
Điều kiện thanh toán
-
Chữ ký người mua (hoặc xác nhận điện tử)
Tính pháp lý:
-
PO chưa phải là hợp đồng — nó là đề nghị giao dịch.
-
Khi người bán chấp nhận PO (bằng văn bản, email xác nhận hoặc hành động giao hàng), PO trở thành một hợp đồng ràng buộc giữa hai bên.
Mục đích:
-
Giúp người mua kiểm soát chi tiêu, theo dõi hàng đã đặt.
-
Là căn cứ kế toán – kiểm soát nội bộ.
-
Hỗ trợ quy trình kiểm tra, đối chiếu khi nhận hàng hoặc thanh toán.
2. SALES CONTRACT (HỢP ĐỒNG MUA BÁN)
Khái niệm:
Là thỏa thuận pháp lý giữa người bán và người mua, quy định quyền và nghĩa vụ của hai bên trong việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Nội dung chính thường có:
-
Thông tin chi tiết hai bên (người mua, người bán)
-
Mô tả hàng hóa, số lượng, giá
-
Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…)
-
Điều kiện thanh toán (T/T, L/C, D/P, v.v.)
-
Trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên
-
Giải quyết tranh chấp, điều khoản bất khả kháng
-
Chữ ký và con dấu của cả hai bên
Tính pháp lý:
-
Sales Contract là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, thể hiện sự đồng thuận chính thức giữa hai bên.
-
Là căn cứ để mở L/C, thực hiện hải quan, thanh toán quốc tế, hoặc giải quyết tranh chấp.
3. MỐI QUAN HỆ GIỮA PO VÀ SALES CONTRACT
| Tiêu chí | Purchase Order | Sales Contract |
|---|---|---|
| Bên phát hành | Người mua | Người bán (hoặc cả hai cùng ký) |
| Thời điểm phát hành | Trước khi giao dịch chính thức | Sau khi hai bên thống nhất điều kiện |
| Mục đích | Đề nghị mua hàng | Thỏa thuận ràng buộc pháp lý |
| Giá trị pháp lý | Chưa đầy đủ (nếu chưa được chấp thuận) | Ràng buộc hoàn toàn |
| Dùng trong | Giao dịch nội địa hoặc đơn giản | Giao dịch quốc tế hoặc lớn |
4. VÍ DỤ QUY TRÌNH THỰC TẾ
-
Người mua gửi Purchase Order → đề nghị mua hàng.
-
Người bán xem xét và chấp nhận PO, hoặc hai bên ký thêm Sales Contract để xác nhận ràng buộc.
-
Hai bên thực hiện giao hàng, xuất hóa đơn, thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
————————————————————-
📞 Liên hệ ngay để nhận tư vấn và báo giá:
Hotline: 0962.601.482 Email: main.op1@naislogistics.com
Website: https://naislogistics.com/
